Regulamin świadczenia usługi Healform

Wersja: 1.0
Data wejścia w życie: 14 maja 2026 r.
Operator: Agencja Reklamowa Logoworld, NIP 6652548129, ul. Kościelna 41D/13, 60-537 Poznań

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usługi Healform — platformy SaaS dla gabinetów medycznych i stomatologicznych — przez Operatora na rzecz Klientów Biznesowych (Gabinetów).
2. Regulamin stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego i jest integralną częścią Umowy zawieranej między Operatorem a Gabinetem.
3. Niniejszy Regulamin nie jest skierowany do konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Usługa Healform jest świadczona wyłącznie w relacjach B2B (przedsiębiorca-przedsiębiorca, w tym podmiotom leczniczym).
4. Akceptacja Regulaminu następuje z chwilą rejestracji Konta w Platformie i jest warunkiem koniecznym świadczenia Usługi.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Operator / Healform — Agencja Reklamowa Logoworld, NIP 6652548129, ul. Kościelna 41D/13, 60-537 Poznań, świadczący Usługę pod marką "Healform" za pośrednictwem domeny healform.pl oraz app.healform.pl.
2. Usługa / Platforma — internetowa aplikacja Healform dostępna w modelu SaaS (Software as a Service), umożliwiająca Gabinetom dostarczanie cyfrowej opieki pozabiegowej Pacjentom.
3. Gabinet / Klient — przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ k.c., w szczególności podmiot leczniczy, praktyka zawodowa lekarza/lekarza dentysty lub inny podmiot prowadzący działalność medyczną lub kosmetologiczną, który zawarł z Operatorem Umowę o świadczenie Usługi.
4. Pacjent — osoba fizyczna, której dane są wprowadzane do Platformy przez Gabinet w celu realizacji opieki pozabiegowej.
5. Konto — indywidualny zbiór zasobów i uprawnień przypisany Gabinetowi w Platformie po dokonaniu rejestracji.
6. Dane Pacjenta — wszelkie dane osobowe Pacjenta przetwarzane w Platformie, w tym dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO (dane dotyczące zdrowia).
7. Treści Gabinetu — informacje wprowadzane przez Gabinet do Platformy, w tym baza wiedzy o gabinecie, treści zaleceń, zdjęcia, znaki towarowe i logotypy.
8. Okres Próbny / Trial — bezpłatny okres testowy Usługi, trwający 14 dni od dnia rejestracji Konta, z limitem 50 wizyt.
9. Plan / Pakiet — wariant Usługi określający zakres funkcjonalności, limity i opłaty miesięczne (Starter, Professional, Premium lub inne aktualnie oferowane przez Operatora).
10. Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawarta między Operatorem a Gabinetem na podstawie niniejszego Regulaminu.
11. DPA — Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, stanowiąca załącznik do Umowy, regulująca przetwarzanie danych Pacjentów zgodnie z art. 28 RODO.
12. RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
13. Asystent AI — funkcjonalność Platformy oparta o duże modele językowe, umożliwiająca Pacjentom interakcję tekstową w zakresie zaleceń pozabiegowych.

§ 3. Zakres Usługi

1. W ramach Usługi Operator udostępnia Gabinetowi Platformę pozwalającą w szczególności na:
   1. tworzenie cyfrowych kart pozabiegowych dla Pacjentów;
   2. dostarczanie Pacjentom zaleceń pozabiegowych, osi czasu gojenia, listy zadań;
   3. udostępnianie Pacjentom Asystenta AI w kontekście wykonanego zabiegu;
   4. personalizację marki (logo, kolory, treści) widocznej dla Pacjenta;
   5. generowanie kodów QR i linków do kart Pacjentów;
   6. zbieranie opinii i wsparcie marketingowe Gabinetu;
   7. zarządzanie zabiegami i bazą wiedzy o Gabinecie;
   8. raportowanie i analitykę użycia.
2. Szczegółowy zakres funkcjonalności w danym Planie określa cennik publikowany na stronie healform.pl/cennik.
3. Operator zastrzega prawo do rozwoju Platformy poprzez dodawanie, modyfikowanie lub wycofywanie funkcjonalności, z zachowaniem zasad określonych w § 13.
4. Usługa nie jest wyrobem medycznym w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2017/745 (MDR) ani produktem leczniczym. Asystent AI nie zastępuje porady lekarskiej i nie jest narzędziem diagnostycznym.

§ 4. Rejestracja Konta i wymagania

1. Z Usługi mogą korzystać wyłącznie podmioty będące przedsiębiorcami, w szczególności:
   1. podmioty wykonujące działalność leczniczą wpisane do rejestru, o którym mowa w art. 100 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej;
   2. lekarze i lekarze dentyści wykonujący praktykę zawodową, wpisani do rejestru właściwej okręgowej izby lekarskiej;
   3. inne podmioty świadczące usługi medyczne lub kosmetologiczne, prowadzące zarejestrowaną działalność gospodarczą.
2. Rejestracja następuje przez wypełnienie formularza dostępnego pod adresem app.healform.pl/register oraz akceptację Regulaminu i DPA.
3. Gabinet ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawdziwość, kompletność i aktualność danych podanych przy rejestracji oraz za niezwłoczne ich aktualizowanie.
4. Operator zastrzega prawo do weryfikacji statusu Gabinetu (np. wpisu w rejestrze podmiotów leczniczych, NIP, KRS) i może odmówić rejestracji albo zawiesić Konto w przypadku stwierdzenia podania nieprawdziwych danych.
5. Konto może być używane wyłącznie przez Gabinet i upoważnione przez niego osoby (personel medyczny, recepcja, administracja). Gabinet ponosi pełną odpowiedzialność za działania osób korzystających z jego Konta.
6. Hasła dostępowe są poufne. Gabinet zobowiązuje się je chronić i niezwłocznie informować Operatora o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu.

§ 5. Plany cenowe i płatności

1. Aktualne Plany i ich ceny są publikowane na stronie healform.pl/cennik. Ceny podawane są w polskich złotych (PLN) i są cenami netto, do których doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Opłaty są naliczane w cyklu miesięcznym z góry, z dnia dokonania pierwszej płatności jako dnia rozliczeniowego.
3. Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora płatności (Stripe lub innego, wskazanego w Platformie). Akceptacja regulaminu operatora płatności jest warunkiem koniecznym dokonania płatności.
4. Operator wystawia faktury VAT w formie elektronicznej, zgodnie z art. 106n ustawy o VAT. Faktury udostępniane są w Panelu Klienta.
5. W przypadku nieudanej płatności Operator podejmie próbę ponownego pobrania środków w ciągu 7 dni od pierwszego nieudanego pobrania. Po bezskutecznym upływie tego okresu Operator zastrzega prawo do zawieszenia Konta zgodnie z § 11.
6. Zmiana Planu na wyższy następuje natychmiastowo, z proporcjonalnym rozliczeniem różnicy. Zmiana na niższy Plan obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego.
7. Operator może zmienić ceny Planów z zachowaniem 30-dniowego okresu informacyjnego. Zmiana ceny w trakcie aktywnego okresu rozliczeniowego nie ma zastosowania do tego okresu.

§ 6. Okres Próbny

1. Każdy nowy Gabinet otrzymuje 14-dniowy bezpłatny Okres Próbny od dnia rejestracji Konta.
2. W trakcie Okresu Próbnego Gabinet może utworzyć maksymalnie 50 wizyt Pacjentów.
3. Po upływie Okresu Próbnego Gabinet zobowiązany jest wybrać i opłacić Plan, w przeciwnym razie Konto przechodzi w stan ograniczonej funkcjonalności (brak możliwości tworzenia nowych wizyt) z zachowaniem dostępu do dotychczasowych danych przez 30 dni.
4. Po upływie 30 dni od zakończenia Okresu Próbnego bez aktywacji Planu Operator zastrzega prawo do trwałego usunięcia Konta i danych zgodnie z § 12.

§ 7. Prawa i obowiązki Gabinetu

1. Gabinet zobowiązuje się do korzystania z Usługi:
   1. zgodnie z prawem, w szczególności zgodnie z RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawą o działalności leczniczej oraz innymi przepisami właściwymi dla wykonywanej działalności;
   2. w dobrej wierze, w sposób nie zakłócający funkcjonowania Platformy ani nie naruszający praw osób trzecich.
2. Gabinet, jako Administrator Danych Osobowych Pacjentów, zobowiązuje się w szczególności do:
   1. uzyskiwania i dokumentowania właściwych podstaw prawnych przetwarzania danych Pacjentów (zgoda lub inna podstawa z art. 9 ust. 2 RODO);
   2. spełniania obowiązku informacyjnego wobec Pacjentów (art. 13 RODO) — wzór klauzuli informacyjnej Operator dostarcza w ramach materiałów wdrożeniowych;
   3. przekazywania do Platformy wyłącznie danych niezbędnych do realizacji opieki pozabiegowej (zasada minimalizacji danych, art. 5 ust. 1 lit. c RODO);
   4. niewprowadzania do Platformy danych Pacjentów, którzy nie wyrazili zgody na przekazanie ich danych Operatorowi jako Podmiotowi Przetwarzającemu (chyba że Gabinet stosuje inną właściwą podstawę prawną).
3. Gabinet nie może wprowadzać do Platformy:
   1. treści sprzecznych z prawem, w tym treści naruszających dobra osobiste, prawa autorskie, znaki towarowe lub inne prawa osób trzecich;
   2. szkodliwego oprogramowania, kodu wykonywalnego lub treści mogących zakłócić działanie Platformy;
   3. danych osobowych innych osób niż Pacjenci, których dotyczy świadczona opieka pozabiegowa (np. danych osób trzecich nieobjętych zabiegiem).
4. Gabinet ponosi pełną odpowiedzialność za:
   1. treść medycznych zaleceń, ostrzeżeń i informacji dostarczanych Pacjentom za pośrednictwem Platformy;
   2. prawidłowość konfiguracji bazy wiedzy wykorzystywanej przez Asystenta AI w kontekście Gabinetu;
   3. relację z Pacjentem, w tym za jakość świadczonych usług medycznych.

§ 8. Prawa i obowiązki Operatora

1. Operator zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności w świadczeniu Usługi, w szczególności do:
   1. zapewnienia dostępności Platformy na poziomie 99,5% w skali miesiąca, z wyłączeniem zaplanowanych prac konserwacyjnych ogłaszanych z 24-godzinnym wyprzedzeniem oraz okoliczności siły wyższej;
   2. stosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ochrony Danych Pacjentów, opisanych szczegółowo w DPA;
   3. utrzymywania kopii zapasowych danych Gabinetu nie rzadziej niż raz dziennie, z retencją min. 30 dni;
   4. bieżącego informowania Gabinetu o istotnych zmianach w funkcjonalnościach Platformy;
   5. zapewnienia wsparcia technicznego za pośrednictwem kanałów wskazanych w § 14.
2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. treść medycznych zaleceń wprowadzanych do Platformy przez Gabinet;
   2. prawidłowość decyzji medycznych podejmowanych przez Pacjenta lub Gabinet w oparciu o informacje przekazane za pośrednictwem Platformy;
   3. nieprawidłowości w działaniu spowodowane przez błędną konfigurację bazy wiedzy lub treści wprowadzonych przez Gabinet;
   4. nieprawidłowości wynikające z przerw w działaniu zewnętrznych dostawców (np. operator hostingu, dostawca modelu AI, operator SMS), pod warunkiem dochowania należytej staranności w wyborze tych dostawców i działania zgodnie z DPA.

§ 9. Odpowiedzialność i jej ograniczenie

1. Operator ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Gabinetowi z winy umyślnej w pełnej wysokości.
2. W pozostałym zakresie odpowiedzialność Operatora wobec Gabinetu jest ograniczona do wysokości opłat netto uiszczonych przez Gabinet w ostatnich 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę, nie więcej jednak niż do równowartości 50.000 zł.
3. Operator nie odpowiada za utracone korzyści, utratę reputacji, utratę danych spowodowaną działaniem Gabinetu lub osób trzecich, ani za szkody pośrednie.
4. Ograniczenia odpowiedzialności określone w niniejszym paragrafie nie naruszają odpowiedzialności Operatora wynikającej z RODO i przepisów o ochronie danych osobowych — w tym zakresie odpowiedzialność określa DPA i RODO.
5. Wyłączenia i ograniczenia odpowiedzialności Operatora nie mają zastosowania, jeżeli przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej.

§ 10. Własność intelektualna

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy, jej kodu, designu, dokumentacji i marki "Healform" przysługują Operatorowi i są chronione przez prawo polskie i międzynarodowe.
2. W ramach Umowy Operator udziela Gabinetowi niewyłącznej, niezbywalnej, ograniczonej terytorialnie do Polski (chyba że strony postanowią inaczej) i czasowo do okresu obowiązywania Umowy licencji na korzystanie z Platformy w zakresie funkcjonalności objętych wybranym Planem.
3. Gabinet nie nabywa żadnych praw własności intelektualnej do Platformy, jej kodu źródłowego ani dokumentacji.
4. Gabinet zachowuje wszelkie prawa do Treści Gabinetu wprowadzanych do Platformy (loga, treści, znaki towarowe). Gabinet udziela Operatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na wykorzystanie Treści Gabinetu wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, na czas jej trwania.
5. Operator może wykorzystywać dane statystyczne i zagregowane (zanonimizowane) o korzystaniu z Platformy do celów rozwoju Usługi i marketingu, pod warunkiem że nie pozwalają one na identyfikację Gabinetu ani Pacjentów.
6. Korzystanie z marki "Healform" w materiałach Gabinetu (np. wskazanie, że gabinet korzysta z Healform) wymaga uprzedniej pisemnej zgody Operatora.

§ 11. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, z chwilą skutecznej rejestracji Konta i akceptacji Regulaminu oraz DPA.
2. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę w każdym czasie, z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
3. Operator może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym (bez zachowania okresu wypowiedzenia) w przypadku:
   1. istotnego naruszenia Regulaminu lub DPA przez Gabinet, niesusuniętego w terminie 7 dni od wezwania;
   2. zalegania z opłatami za co najmniej 14 dni;
   3. wprowadzania do Platformy treści sprzecznych z prawem;
   4. korzystania z Platformy w sposób zagrażający bezpieczeństwu danych innych Gabinetów lub Pacjentów;
   5. ogłoszenia upadłości lub likwidacji Gabinetu.
4. Gabinet może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia obowiązków Operatora określonych w Regulaminie lub DPA, niesusuniętego w terminie 14 dni od wezwania.
5. Operator może zawiesić Konto na okres do 30 dni przy nieuregulowaniu opłat lub uzasadnionym podejrzeniu naruszenia Regulaminu, do czasu wyjaśnienia sprawy.

§ 12. Postępowanie z danymi po zakończeniu Umowy

1. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Gabinet ma prawo do eksportu wprowadzonych danych w terminie 30 dni od zakończenia Umowy. Operator udostępni dane w formacie strukturalnym (CSV/JSON).
2. Po upływie 30 dni od zakończenia Umowy Operator usuwa Dane Pacjentów oraz pozostałe dane Konta zgodnie z postanowieniami DPA, z zastrzeżeniem prawnie uzasadnionych podstaw przechowywania danych przewidzianych przepisami prawa (np. obowiązki podatkowe, dochodzenie roszczeń).
3. Usunięcie obejmuje wszystkie systemy produkcyjne. Z systemów backupowych dane są usuwane w ramach standardowego cyklu rotacji, nie później niż w terminie 90 dni od zakończenia Umowy.
4. Po usunięciu danych Operator wystawi Gabinetowi pisemne potwierdzenie usunięcia, na żądanie Gabinetu.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Operator może wprowadzać zmiany do Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności:
   1. zmiany przepisów prawa wpływających na świadczenie Usługi;
   2. wprowadzenia nowych funkcjonalności lub modyfikacji istniejących;
   3. zmiany w zakresie współpracy z dostawcami zewnętrznymi (sub-processorami);
   4. konieczności poprawy bezpieczeństwa danych.
2. O zmianach Regulaminu Operator informuje Gabinet z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz powiadomienia w Panelu Klienta.
3. W przypadku braku akceptacji zmian Gabinet może rozwiązać Umowę w terminie 14 dni od otrzymania informacji o zmianach, z zachowaniem dostępu do Platformy do końca opłaconego okresu rozliczeniowego.
4. Brak rozwiązania Umowy w terminie wskazanym powyżej oznacza akceptację nowej wersji Regulaminu.

§ 14. Wsparcie i kontakt

1. Operator świadczy wsparcie techniczne za pośrednictwem:
   1. adresu e-mail: kontakt@healform.pl;
   2. systemu zgłoszeń w Panelu Klienta.
2. Standardowy czas reakcji na zgłoszenia: do 24 godzin w dni robocze. Dla Planu Premium zastosowanie mogą mieć krótsze czasy reakcji, określone w opisie Planu.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie. W braku porozumienia spory rozpoznaje sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają w szczególności:
   1. przepisy Kodeksu cywilnego;
   2. RODO oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
   3. ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
   4. ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
   5. ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej.
4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. W miejsce nieważnego postanowienia stosuje się postanowienie najbardziej zbliżone do celu i intencji Stron.
5. Załącznikami do Regulaminu są:
   1. Załącznik nr 1 — Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA);
   2. Załącznik nr 2 — Cennik (publikowany na healform.pl/cennik);
   3. Załącznik nr 3 — Polityka Prywatności (dla strony healform.pl).

§ 16. Dane kontaktowe Operatora

Dane Operatora:

• Nazwa: Agencja Reklamowa Logoworld
• Adres: ul. Kościelna 41D/13, 60-537 Poznań
• NIP: 6652548129
• E-mail: kontakt@healform.pl