Wersja: 1.0
Data wejścia w życie: 14 maja 2026 r.
Dotyczy: strony healform.pl, app.healform.pl oraz Konta Gabinetu w Platformie Healform
1. Wprowadzenie
Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe odwiedzających stronę healform.pl, osób kontaktujących się z nami oraz Gabinetów rejestrujących Konto w Platformie Healform.
Ważne: Niniejsza Polityka nie dotyczy danych osobowych Pacjentów Gabinetów. Pacjenci uzyskują informacje o przetwarzaniu ich danych bezpośrednio od swojego Gabinetu (klauzula informacyjna art. 13 RODO), który jest Administratorem ich danych. Healform w stosunku do danych Pacjentów występuje wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający (na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych zawartej z Gabinetem).
Polityka jest zgodna z:
- Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
- Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
- Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
- Ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), w szczególności art. 398.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest:
Dane Operatora:
- Nazwa: Agencja Reklamowa Logoworld
- Adres: ul. Kościelna 41D/13, 60-537 Poznań
- NIP: 6652548129
- E-mail: kontakt@healform.pl
(dalej: "Healform" lub "my")
3. Inspektor Ochrony Danych
Healform na obecnym etapie skali działalności nie wyznaczył formalnie Inspektora Ochrony Danych (IOD) w rozumieniu art. 37 RODO. We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych pod adresem: kontakt@healform.pl.
W razie osiągnięcia skali działalności, dla której powołanie IOD stanie się obowiązkowe (przetwarzanie danych szczególnej kategorii na dużą skalę w rozumieniu wytycznych EROD WP 243), Healform niezwłocznie wyznaczy IOD i poinformuje o tym w niniejszej Polityce.
4. Kogo dotyczy ta Polityka
Niniejsza Polityka opisuje przetwarzanie danych następujących kategorii osób:
| Kategoria | Opis |
|---|---|
| Odwiedzający | Osoby odwiedzające stronę healform.pl |
| Kontakt | Osoby kontaktujące się z nami (e-mail, formularz kontaktowy, czat) |
| Reprezentant Gabinetu | Osoby rejestrujące Konto Gabinetu i zarządzające nim w imieniu przedsiębiorcy |
| Użytkownik Konta | Osoby upoważnione przez Gabinet do korzystania z Platformy (personel, recepcja) |
| Subskrybent newslettera | Osoby, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych |
5. Jakie dane zbieramy
5.1. Od odwiedzających stronę healform.pl
- adres IP (anonimizowany w narzędziach analitycznych),
- typ przeglądarki, system operacyjny, język,
- strona, z której nastąpiło przekierowanie (referrer),
- ścieżka poruszania się po stronie, czas spędzony na stronach,
- dane z plików cookies (zob. Polityka Cookies).
5.2. Od osób kontaktujących się z nami
- imię i nazwisko (jeśli zostały podane),
- adres e-mail,
- numer telefonu (opcjonalnie),
- treść zapytania,
- nazwa gabinetu / firmy (jeśli zostały podane),
- data i godzina kontaktu.
5.3. Od reprezentantów i użytkowników Konta
Przy rejestracji Konta:
- imię i nazwisko osoby rejestrującej,
- adres e-mail,
- nazwa Gabinetu, NIP, adres,
- numer telefonu (opcjonalnie),
- hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zahashowanej; Healform nie ma dostępu do hasła w postaci jawnej).
W trakcie korzystania z Konta:
- dane logowania (timestamp, IP),
- dane techniczne (przeglądarka, urządzenie),
- preferencje konfiguracyjne wprowadzone przez użytkownika,
- dane fakturowe (NIP, nazwa firmy, adres do faktury) jeśli Gabinet wybrał płatny Plan,
- historia płatności (przetwarzana również przez operatora płatności),
- treść zgłoszeń wsparcia.
5.4. Od subskrybentów newslettera
- adres e-mail,
- imię (opcjonalnie),
- data zapisu, źródło zapisu,
- historia interakcji z wiadomościami (otwarcia, kliknięcia).
6. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Kategoria osób | Podstawa prawna RODO | Czas przechowywania |
|---|---|---|---|
| Zawarcie i realizacja Umowy o świadczenie Usługi | Reprezentant/użytkownik Konta | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) | Przez okres trwania Umowy + 30 dni |
| Wystawianie i przechowywanie faktur | Gabinet | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — ustawa o rachunkowości) | 5 lat od zakończenia roku obrotowego |
| Obsługa zapytań i zgłoszeń | Kontakt, użytkownik Konta | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — obsługa korespondencji) | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Marketing własnych usług (e-mail, newsletter) | Subskrybent | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) + art. 398 PKE | Do cofnięcia zgody |
| Marketing B2B (telefon, e-mail do gabinetów) | Potencjalni klienci | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — marketing własnych produktów) | Do zgłoszenia sprzeciwu |
| Analityka strony, poprawa jakości usług | Odwiedzający | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — rozwój produktu) lub art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda — cookies analityczne) | Zgodnie z czasem życia cookies (zob. Polityka Cookies) |
| Bezpieczeństwo Platformy, prewencja nadużyć | Wszyscy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — bezpieczeństwo) | 12 miesięcy (logi techniczne) |
| Dochodzenie i obrona przed roszczeniami | Wszyscy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — ochrona prawna) | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń (zwykle 3 lata B2B, 6 lat dla niektórych roszczeń) |
| Realizacja praw osób, których dane dotyczą | Wszyscy | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — RODO) | 3 lata po obsłudze żądania |
Healform nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływają.
7. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być udostępniane:
7.1. Dostawcom infrastruktury technicznej (sub-processorzy)
| Dostawca | Rola | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Baza danych, autentykacja | Irlandia (AWS eu-west-1, EOG) |
| Vercel Inc. | Hosting strony i aplikacji | Regiony EU |
| Resend Inc. | Wysyłka e-mail | Wysyłka z UE, gdzie skonfigurowana; dane konta, metadane, logi i rekordy API mogą być przechowywane w USA |
| SMSAPI sp. z o.o. | Wysyłka SMS (jeśli zostanie wdrożone wobec użytkowników Konta) | Polska |
| Stripe, Inc. (po wdrożeniu) | Operator płatności | EU/USA |
| Dostawca poczty dla domeny healform.pl | E-mail kontaktowy | Polska (EOG) |
Z każdym dostawcą zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z RODO.
7.2. Podmiotom uprawnionym z mocy prawa
Twoje dane mogą zostać udostępnione organom państwowym (np. policja, prokuratura, sądy, UODO) na podstawie obowiązujących przepisów prawa, na ich pisemne żądanie.
7.3. Podmiotom doradczym
Doradcy prawni, księgowi, audytorzy — w zakresie niezbędnym do świadczenia usług dla Healform i pod warunkiem zachowania tajemnicy zawodowej.
7.4. W razie reorganizacji Healform
W razie zbycia przedsiębiorstwa, fuzji lub innej reorganizacji — dane mogą zostać przeniesione na nabywcę, z zachowaniem odpowiednich gwarancji ochrony.
Healform nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
8. Transfer danych poza EOG
Niektórzy nasi dostawcy mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to w szczególności OpenAI (model AI), Stripe (po wdrożeniu) oraz części danych zarządczych, metadanych lub logów usług Vercel / Supabase / Resend. Dane Pacjentów utrzymywane w bazie projektu Supabase są przetwarzane w regionie Irlandia (AWS eu-west-1, EOG).
Transfer danych poza EOG odbywa się w oparciu o:
- Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r.;
- Decyzję Komisji (UE) 2023/1795 o adekwatności EU-U.S. Data Privacy Framework — w odniesieniu do dostawców certyfikowanych w ramach DPF;
- Środki dodatkowe wynikające z wykonanej Transfer Impact Assessment (TIA), w tym minimalizację danych przekazywanych do USA.
8.1. Asystent AI — zakres danych przekazywanych do modelu
Asystent AI w Healform działa wyłącznie w kontekście opieki pozabiegowej prowadzonej przez Gabinet. Aby wygenerować odpowiedź, do dostawcy modelu AI mogą być przekazywane tylko informacje potrzebne do obsługi konkretnego pytania:
- treść pytania wpisanego przez Pacjenta,
- ograniczona historia ostatniej rozmowy z Asystentem AI,
- nazwa lub rodzaj zabiegu,
- treść zaleceń i szablonu zabiegowego przypisanego do wizyty,
- data wizyty oraz liczba dni, które upłynęły od zabiegu,
- notatki lekarza, jeżeli zostały wpisane w systemie jako kontekst wizyty,
- data wizyty kontrolnej, jeżeli została ustawiona,
- nazwa i telefon Gabinetu, aby Pacjent mógł skontaktować się z właściwą placówką,
- baza wiedzy Gabinetu, jeżeli Gabinet korzysta z modułu Centrum Wiedzy AI.
Healform celowo nie przekazuje do modelu AI danych identyfikacyjnych Pacjenta takich jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, dane płatnicze, pełna dokumentacja medyczna ani dane innych Pacjentów.
Wyjątkiem jest sytuacja, w której Pacjent sam wpisze takie dane w treści rozmowy albo lekarz umieści je w notatkach przekazywanych jako kontekst wizyty. Z tego powodu stosujemy zasadę minimalizacji danych i rekomendujemy Gabinetom, aby w notatkach wykorzystywanych przez Asystenta AI nie wpisywały danych identyfikacyjnych Pacjenta, jeżeli nie jest to niezbędne.
OpenAI deklaruje, że dane przesyłane przez API i usługi biznesowe nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania lub ulepszania modeli, chyba że klient wyraźnie włączy taką opcję. Dostawca może natomiast przetwarzać ograniczone logi bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom zgodnie z własnymi zasadami świadczenia usług.
Możesz uzyskać kopię stosownych zabezpieczeń kontaktując się z nami pod adresem: kontakt@healform.pl.
9. Twoje prawa
Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:
| Prawo | Co możesz zrobić |
|---|---|
| Prawo dostępu (art. 15 RODO) | Uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz kopię tych danych |
| Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) | Żądać poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych |
| Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) | Żądać usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") — w przypadkach przewidzianych przez RODO |
| Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) | Żądać czasowego ograniczenia przetwarzania |
| Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) | Otrzymać swoje dane w formacie ustrukturyzowanym, do przeniesienia do innego administratora |
| Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) | Sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu lub w celach marketingu bezpośredniego |
| Prawo do cofnięcia zgody | Wycofać zgodę w dowolnym momencie (gdy podstawą jest zgoda); cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem |
| Prawo do skargi do UODO | Wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl) |
Jak skorzystać z praw
- E-mail: kontakt@healform.pl
- Pisemnie: ul. Kościelna 41D/13, 60-537 Poznań
Standardowy czas obsługi żądania: do 30 dni. W skomplikowanych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym poinformujemy Cię w terminie 30 dni od otrzymania żądania.
10. Pliki cookies i analityka
Strona healform.pl korzysta z plików cookies. Szczegółowe informacje znajdują się w naszej Polityce Cookies (osobny dokument lub odrębna sekcja na stronie).
Dla zgody marketingowej / analitycznej cookies używamy mechanizmu opt-in (wymagamy Twojej zgody przed ustawieniem cookies innych niż niezbędne).
11. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:
- szyfrowanie połączeń (TLS 1.2+),
- szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256),
- silne uwierzytelnianie (hasła hashowane, 2FA dla dostępów administracyjnych),
- kontrola dostępu na zasadzie najmniejszych uprawnień,
- regularne kopie zapasowe,
- monitoring bezpieczeństwa,
- aktualizacje oprogramowania,
- szkolenia osób mających dostęp do danych.
Szczegółowy opis środków bezpieczeństwa stosowanych wobec danych Pacjentów znajduje się w Załączniku nr 1 do Umowy Powierzenia (DPA), zawieranej z każdym Gabinetem.
12. Newsletter i marketing
- Jeśli zapisałeś się na nasz newsletter lub wyraziłeś zgodę na marketing, możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie:
- klikając link "Wypisz się" w stopce każdej wiadomości,
- wysyłając żądanie na adres kontakt@healform.pl.
- W komunikacji marketingowej B2B opieramy się na uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz odpowiednich zgodach wymaganych przez Prawo komunikacji elektronicznej (art. 398 PKE), jeżeli komunikacja spełnia przesłanki informacji handlowej lub marketingu bezpośredniego.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Healform nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.
W ramach Platformy Pacjenci mogą korzystać z Asystenta AI. Funkcja ta nie podejmuje decyzji prawnych ani diagnostycznych — udziela jedynie informacji ogólnych w kontekście zaleceń pozabiegowych. Pacjent jest o tym informowany w klauzuli informacyjnej dostarczanej przez Gabinet.
14. Zmiany Polityki Prywatności
- Polityka Prywatności może być aktualizowana w razie zmian:
- przepisów prawa,
- sposobu przetwarzania danych,
- dostawców (sub-processorów),
- funkcjonalności Platformy.
- O istotnych zmianach informujemy:
- poprzez komunikat na stronie healform.pl,
- dla zarejestrowanych Gabinetów — e-mailem oraz w Panelu Klienta,
- z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
- Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://healform.pl/polityka-prywatnosci.
15. Kontakt w sprawach ochrony danych
We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych prosimy o kontakt:
- E-mail: kontakt@healform.pl
- Pisemnie: ul. Kościelna 41D/13, 60-537 Poznań
Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
tel. 22 531 03 00
www.uodo.gov.pl
kancelaria@uodo.gov.pl